ترفندهای جدید و ریز و درشت از مایکروسافت آفیس

در این ترفند قصد داریم به معرفی تعداد زیادی ترفند کوچک اما در عین حال کاربردی و هوشمند بپردازیم که هر یک در یکی از برنامه های مجموعه نرم افزاری آفیس همانند Word ، Powerpoint و ... کاربرد دارد. در صورتی که بسته نرم افزاری آفیس بر روی سیستم شما نصب است این ترفندهای را از دست ندهید چرا که واقعأ به کار شما خواهند آمد.

- جابجایی متن: Word97-2003

 

بقیه در ادامه مطلب ؟

ادامه نوشته

ارسال ایمیل صوتی از طریق نرم افزار Outlook

یکی از توانمندی هایی که نرم افزار Microsoft Outlook برخوردار است و اکثر کاربران از آن بی خبرند ، قابلیت ارسال ایمیل صوتی یا Voice Mail است. با استفاده از این روش شما میتوانید یک پیغام صوتی را ضبط کرده و برای فرد مقابل ارسال کنید. سپس او میتواند پیغام شما را به شکل صوتی دریافت کند.

برای این کار:
ابتدا نیاز است تا پیغام صوتی خود را ضبط کنید. بدین منظور میتوانید از Recorder خود ویندوز استفاده کنید. از منوی Start وارد All Programs شده ، سپس از شاخه Accessories و سپس Entertainment بر روی Sound Recorder کلیک کنید.(ترفندستان) اکنون از طریق میکروفون پیام خود را بخوانید و توسط برنامه ضبط و ذخیره سازی کنید. حجم فایل صوتی کم خواهد بود.
اکنون نرم افزار Outlook را اجرا کنید.
وارد صفحه مربوط به ارسال ایمیل شوید. اکنون از نوار بالا و منوی Insert روی قسمت File کلیک کنید. حالا فایل صوتی خود را انتخاب کنید و روی دکمه Insert کلیک کنید.
حال میتوانید متن نامه را نیز وارد کرده و ایمیل را ارسال کنید.

اکنون پیام شما همراه فایل صوتی به شکل Voice Mail برای فرد مورد نظر ارسال میشود. در صورتی که خود فرد دریافت کننده نیز از برنامه Outlook و امثالهم استفاده کند به محض مشاهده ایمیل میتواند پیغام صوتی را بشوند. در غیر این صورت پیغام صوتی به شکل یک فایل پیوست برای فرد مورد نظر قابل دریافت است.

7 ترفند کاربردی در نرم افزار Word

قصد داریم تا هم اکنون 7 ترفند ساده اما کاربردی در نرم افزار Word را به شما معرفی کنیم. با بکار بستن اين ترفندها در کار خود با نرم افزار Word سرعت بخشيد و همچنین خود را حرفه ای تر نشان دهید.

1- با فشردن کليد Shift + F5 مي‌توانيد به قسمتي از متن که بتازگي تغييري در آن ايجاد کرده ايد برويد. فشردن مجدد اين کليدها شما را به قسمت‌هاي تغيير يافته قبلي متن مي‌برد.

2- اگر فرمت قسمتي از متن را تغيير داده ايد، مثلا رنگ يا نوع فونت آن را عوض کرده ايد و حالا مي‌خواهيد به همان وضعيت پيش فرض Word برگردانيد، مي‌توانيد آن بخش از متن را انتخاب و کليدهاي CTRL + SPACEBAR را فشار دهيد.

3- وقتي مي‌خواهيد بخشي از متن را انتخاب نمائيد، مي‌توانيد کلمه ALT را پائين نگه داريد و با ماوس DRAG کنيد. اين کار باعث مي شود عمل انتخاب به صورت مستطيل شکل انجام شود و سرعت شما به طرز چشمگيري افزايش يابد.

4- وقتي در حال تايپ کردن يک متن انگليسي هستيد (ترفندستان) و به دنبال مترادف يک کلمه خاص مي گرديد، کافيست نشانگر را در کنار و يا در زير کلمه مربوطه ببريد و کليدهاي Shift + F7 را فشار دهيد. با اين کار فهرستي از کلمات مترادف آن کلمه خاص نمايش داده مي‌شود.

5- در پنجره Print Preview شما مي‌توانيد پيش از پرينت گرفتن ، پيش نمايشي از فايل خود را ببينيد. براي انجام تغييرات در همين صفحه، کافيست روي آيکون Magnifier کليک نمائيد تا اجازه تصحيح در متن به شما داده شود.

6- اگر مي‌خواهيد همزمان دو بخش مختلف از يک Document را ببينيد، مي‌توانيد فايل مربوطه را در نرم افزار Word باز کرده، ماوس را بالاي فلش موجود در بالاي نوار لغزان نگه داريد تا نشانگر ماوس به شکل دو خط موازي با دو فلش در بالا و پائين آن درآيد. آنگاه کليک کرده و بدون رها کردن ماوس آن را به سمت پائين بکشيد. حال صفحه به دو قسمت تقسيم مي‌شود که در هر دو بخش همان فايل نمايش داده مي‌شود و همزمان مي‌توانيد دو بخش مختلف فايل را ببينيد و ويرايش کنيد.

7- فرض کنيد يک فايل طولاني داريد و پيدا کردن مطالب برايتان دشوار، کافيست گزينه Document Map را از منوي View انتخاب کنيد تا فهرستي از عناوين Document شما را نشان دهد. حال با کليک بر هر عنوان به آن قسمت از فايل خود پرش مي‌کنيد.

کلیه کلیدهای میانبر موجود در آفیس

یکی از نشانه های کاربران حرفه ای عملکرد سریع آنها توسط کلیدهای میانبر است. میتوان گفت تمامی نرم افزارها این کلیدهای میانبر را برای سهولت کار کاربران دارا هستند. در این ترفند قصد داریم به معرفی تمامی کلیدهای میانبر موجود در بسته نرم افزاری آفیس برای برنامه های Excel , PowerPoint , Word و ... و همچنین نحوه عملکرد هر یک بپردازیم. اگر قصد دارید در زمان خود صرفه جویی کنید این کلیدها را به خاطر بسپرید.

کلیدهای عمومی
ایجاد یک سند جدید Ctrl+N
فراخوانی یک سند متفاوت Ctrl+O
حرکت میان سندهای باز Ctrl+F6
ذخیره سازی یک سند Ctrl+S
چاپ یک سند Ctrl+P
بستن یک سند Ctrl+W

کلیدهای میانبر حرکت در سند
یک کلمه جهت نمای راست +Ctrl و جهت نمای چپ +Ctrl
یک پاراگراف جهت نمای بالا +Ctrl و جهت نمای پایین +Ctrl
یک صفحه کامل به بالا Page up
یک صفحه کامل به پایین Page down
ابتدای سطر Home
انتهای سطر End
ابتدای یک سند Ctrl+Home
انتهای یک سند Ctrl+End
یک سطر بالا کلید جهت نمای بالا
یک سطر پایین کلید جهت نمای پایین
یک کاراکتر به سمت راست یا چپ کلیدجهت نمای راست یا چپ
حذف کلمه یا عبارتی در سمت راست (بعد)مکان نما Ctrl+Del
حذف کلمه یا عبارتی در سمت راست (قبل)مکان نما Ctrl+Backspace
حرکت مکان نما به بالای صفحه نمایش Ctrl+Page up
حرکت مکان نما به پایین صفحه نمایش Ctrl+Page down

کلید های میانبر کار با متن
انتخاب کاراکتر سمت راستی اشاره گر کلیدجهت نمای راست+Shift
انتخاب کاراکتر سمت چپی اشاره گر کلیدجهت نمای چپ+Shift
انتخاب یک واژه کلیدجهت نمای راست+Shift+‍Ctrl
انتخاب یک سطر Shift+End
انتخاب یک پاراگراف کلید جهت نمای پایین+Shift+‍Ctrl
اتنخاب تمام سند A+‍Ctrl
رفتن به یک صفحه مشخص G+‍Ctrl

کلید های میانبر ویرایش متن
حذف کاراکتر قبلی اشاره گر Backspace
حذف کاراکتر که اشاره گر روی ان قرار دارد یا متنی که انتخاب شده است Delete
حذف واژه قبلی اشاره گر Ctrl+ Backspace
حذف کاراکتر بعدی اشاره گر Ctrl+Delet
کپی و حذف متن انتخاب شده Ctrl+X
کپی گرفتن (ترفندستان) از متن انتخاب شده Ctrl+C
الصاق متن کپی شده Ctrl+V
بررسی املایی یک سند F7
یافتن متن در سند Ctrl+F
جایگزینی متن در سند Ctrl+H
عملUndo Ctrl+Z
عمل Redo Ctrl+Y
پایان سطر و انتقال به سطر بعدی Enter
حرکت به سمت پایین در Tab Outline
درج تورفتگی سطر اول پاراگراف یا پرش به ایستگاههای پرشی Tab
حذف یا افزودن سطر جاری Ctrl+0

کلیدهای میان بر قالب بندی متن
تغییر قلم F+Shift+‍Ctrl
تغییر اندازه قلم P+Shift+‍Ctrl
پررنگ کردن قلم B+‍Ctrl
ایتالیک کردن قلم I+‍Ctrl
زیر خط دار کردن قلم U+‍Ctrl
دو زیر خط دار کردن قلم D+Shift+‍Ctrl
حذف قالب بندی کاراکتر Space Bar+‍Ctrl
فضای خطوط تنها پاراگراف 1+‍Ctrl
فضای دو برابر خطوط پاراگراف 2+‍Ctrl
فضای 5/1 برابر خطوط پاراگراف 5+‍Ctrl
تراز بندی وسط پاراگراف E+‍Ctrl
تراز بندی چپ پاراگراف L+‍Ctrl
تراز بندی راست پاراگراف R+‍Ctrl
تراز بندی از دو طرف پاراگراف J+‍Ctrl
برجسته کردن پاراگراف از چپ M+‍Ctrl
برجسته کردن پاراگراف ازراست M+shift+‍Ctrl
حذف قالب بندی پاراگراف Q+‍Ctrl
به روز رسانی فیلدها F9
تغییر روش نمایش فیلد منتخب Shift+F9
تغییر روش تمام فیلدهای سند Alt+F9
کاهش یا افزایش اندازه قلم به اندازه یک رقم [+Ctrlا]
تغییر اندازه قلم به اندازه پیش فرض قبلی یا بعدی
تبدیل حروف عادی به حالت دو زیر خط و برعکس D+Shift+‍Ctrl
تبدیل حروف عادی به اندیس دار پایین و برعکس =+Ctrl
تبدیل حروف عادی به اندیس دار بالا و برعکس =+Ctrl+Shift
تبدیل ابتدای کلمات به حروف کوچک یا بزرگ AK+shift+‍Ctrl
تغییر قلم جاری F+Shift+‍Ctrl
تغییر قلم جاری F+Shift+‍Ctrl
تغییر اندازه قلم جاری F3+Shift
ایجاد تو رفتگی از سطر بعدی P+Shift+‍Ctrl
حذف تو رفتگی سطر بعدی +T‍Ctrl
حذف تو رفتگی سطر دوم T+Shift+‍Ctrl
انتخاب همه سند A+‍Ctrl
درج یک شکستگی سطری Enter+Shift
انتقال به سطر یا صفحه بعدی Ctrl+Enter
اشکار یا پنهان نمودن علایم H+Shift+‍Ctrl

کلیدهای میان بر صدا
خاموش/روشن نمودن میکروفن Winkey+V
انتقال بین دو حالت دیکته و فرمان صوتی Winkey+T
فعال کردن حالت تصحیح Winkey+C

کلیدهای میان بر منوها
فعال شدن اولین عنوان نوار منو ALT
فعال شدن منوی Alt + F File
فعال شدن منوی Alt + E Edit
فعال شدن منوی Alt + V View
فعال شدن منوی Alt + I Insert
فعال شدن منوی Alt + O Format
فعال شدن منوی Alt + T Tools
فعال شدن منوی Alt + A Table
فعال شدن منوی Alt + W Windows
فعال شدن منوی Alt + H Help

گذاشتن پسورد بر روی پرونده های آفیس

ممکن است این سوال برای شما نیز پیش آمده باشد که آیا امکان قرار دادن پسورد بر روی پرونده های مختلف آفیس وجود دارد؟ پاسخ مثبت است. با استفاده از ترفندی که هم اکنون به شما معرفی خواهید کرد ، میتوانید با استفاده از قابلیتهای نسخه جدید آفیس بر روی پرونده های ساخته شده توسط نرم افزارهای Word ، Excel و PowerPoint پسورد بگذارید ، به طوری که مشاهده این پرونده ها تنها با وارد کردن پسورد صحیح امکان پذیر باشد.

بدین منظور:
یکی از برنامه های Word ، Excel و یا PowerPoint را اجرا نمایید.
از منوی Tools بر روی Options کلیک کنید.
اکنون به تب Security بروید.
در این قسمت دو فیلد را مشاهده میکنید. یکی قسمت Password to open و دیگری Password to modify میباشد.
کاربرد قسمت Password to open بدین شکل است (ترفندستان) که با وارد کردن پسورد در این بخش و ذخیره آن ، با هر بار باز کردن فایل محافظت شده ، از شما پسورد خواسته میشود و تا زمانی که پسورد را وارد نکنید امکان هیچ کاری را نخواهید داشت.
اما عملکرد بخش Password to modify بدین شکل است که پس از ذخیره پسورد در فایل ، بعد از اجرا نمودن فایل گزینه ای به نام Read Only در اختیار کاربر قرار میگیرد که با استفاده از میتوان تنها فایل را مشاهده کرد و در صورت تغییر به شکل جدا آن را ذخیره نمود. در نتیجه فایل هیچ تغییری نمی پذیرد.

دقت کنید پس از انتخاب پسورد و زدن دکمه OK نیاز به وارد کردن مجدد پسورد میباشد.
در صورتی هم که هر دو قسمت توسط شما پسورد گذاری شود ، هنگام باز کردن فایل دوبار از شما پسورد خواسته میشود.
نیازی به انتخاب دو پسورد یکسان برای دو قسمت وجود ندارد.
لازم به ذکر است در انتخاب پسورد دقت کافی به خرج دهید ، اگر دو پسورد میگذارید این دو پسورد را حتما به خاطر بسپرید چرا که غیر قابل بازیابی نیست (مگر در موارد خاص توسط نرم افزارهای مخصوص) .

استفاده از سه حرف برای ایجاد یک خط عمودی در Word

برای استفاده از خطوط عمودی جدا کننده در برنامه Word می توانید به شکل سریع و تنها با استفاده از سه کاراکتر یک خط عمودی با اشکال متفاوت بسازید. این کار سرعت شما را در بسیاری از پرووه های Word بالا می برد.

بدین منظور:
نرم افزار MS Word را اجرا کنید.
سپس با استفاده از سه حرف زیر خطوط مربوطه (ترفندستان) را رسم کنید.
خط ربط ( --- )
زیرین خط ( ___ )
علامت مساوی ( === )
علامت مربع( ### )
ستاره ( *** )
تیلد ( ~~~ )